日常汇报有套路
董晓闲
摘要：来看一看日常汇报的方法
如果你负责的一项任务成功了，你该如何跟领导汇报呢？
只要告诉领导任务成功了就可以了，还是要通过其他的思路汇报呢？
如果你负责的一个项目出现了严重问题，你又该如何跟领导汇报？
是直接跟领导说项目出现问题了，还是说，告诉领导我们需要何种帮助和支持。
不管哪种场景，向领导汇报结果都应该采取较恰当的方法，汇报的好坏会影响领导对我们的能力和绩效的评价。
如果任务成功了，好的汇报方法可以锦上添花，对我们有好处，而没有坏处。
如果任务失败了，好的汇报方法会雪中送炭，可以帮助我们获得需要的资源，对我们自己比较有利。
日常汇报存在两种情况，分别是任务汇报和项目汇报。
任务汇报偏向于日常的零散工作，而项目汇报偏向于工作中比较系统的工作。
两种汇报存在一定的差别，因此，晓闲会单独介绍两种汇报的不同方法。
1.任务汇报
任务汇报是指汇报领导安排的或自己职责范围内的具体工作，这些任务可能不成体系，信息都变成了孤立的，主要汇报的是任务的结果。
要想应对好这类汇报任务，晓闲认为我们可以采用以下思路。
A.说明结论
结论可以是问题，也可以是方案。
结论是整件事最重要的部分，对于我们来说，结论一般是这件事有没有结束，任务有没有达成预期。
比如说，如果我方给下游客户工厂送了一车货过去，领导最关心的是到客户工厂的当天，货有没有卸完。到货及时性和是否正常卸货是首要问题。
当然，卸货过程中可能会其他问题，比如货物破损等问题。
如果遇到的损失并不大，那么，货物损坏的重要性就排在次要位置了。
在汇报结论时，我们可以跟领导说“货物已正常卸货”，而货物破损的情况可以放在后一步中讲解。
但是，如果送的货物有10%发生了损坏，或者造成的损失超过了因车辆未能及时卸货的损失时，卸货的质量问题就变成了关键问题，重要性跟是否正常卸货一致，甚至更重要了。
此时，我们在向领导汇报时，一定要强调这项异常情况。我们可以跟领导说：“领导，货卸掉了，但是，出现了一个重大问题——这车货中有大概10%货破损了，损失超过1万”。
B.说明情况
说明情况是解释出现的问题或具体的背景信息，一般是介绍任务中出现了何种问题以及解释问题出现的原因。
要想弄清楚发生了什么问题以及导致问题出现的原因，我们应当进行一定的调查。
调查应当有一定的深度，否则，调查结果将很难说服领导，很难让领导相信导致问题出现的原因。
比如如果我们安排的车辆没能按时到达装货工厂，我们调查后认为原因是交通堵塞，领导可能并不相信，因为他查询过路线-车辆运行路线，他确认没有堵车的可能性。
在领导看来，我们的调查就是无效的，不值得信任的。
另外，如果任务没有任何异常发生，或者出现的异常毫无影响，那么，我们有两种选择，其一是介绍任务的详细情况，其二是介绍自己的处理方法，总结成功经验。
一般情况下，如果任务不是特别复杂的话，领导对任务的细节是没有兴趣的。
只有当任务较为复杂，而且领导希望了解当时的任务，甚至对当时的情况有疑问时，他才会主动询问事情详情。
成功经验是我们的首要选择。
领导往往是不满足于只有一名下属取得成功，他往往希望更多的下属也能成功，所以，领导会对下属的成功经验比较感兴趣，他甚至会主动提问，了解下属的经验。
如果任务难度比较大，我们可以主动分享成功经验。
如果任务比较简单，我们可以根据领导的要求来做，如果他需要了解经验，我们可以介绍，如果他不问，我们也可以不分享经验。
另外，如果任务成功了，我们犯过的错误但是，错误对最终结果没有影响，我们还是可以分享经验。这种情况下，不用等领导要求，我们就应该分享失败的教训，一方面是总结得失，另一方面也是得到领导的提点，以及传递经验给其他同事。
C.提出方案
如果要处理的任务没有达到最终目标，那么，我们就需要给出解决方案。
换句话说，方案是针对未能解决的事情来说的。
但是，方案有两种情况，其一是方案调整；其二是遇到难题。
其一、方案调整
如果任务进行到一半时，我们发现现在的结果与最初制定的计划和方案存在明显的偏差，比如滞后于当初的计划，进展优于计划安排，预计的情况并没有发生，或者实际上出现了计划没有预计的新情况，我们有必要对我们的方案做出一定调整。
方案的调整应当根据实际情况进行。
其二、遇到难题
在执行任务时，如果我们遇到的障碍比我们当初预计的要大很多，不是随随便便就能克服的，需要我们寻找很多资源支持。
不管是方案调整，还是遇到难题，我们提出方案的思路和方法是一样的。
下面，晓闲来谈一谈如何提出有效方案。
1.对比分析
对比分析是指将计划规定的目标与实际情况进行对比，分析是否达到了计划要求。
如果任务处于最终阶段，那么，我们应该对比计划，确认任务结果是否符合总目标。
如果我们的任务还处于进展之中，我们就应该按照下面的方法来操作。
首先，要确认实际进展是处于计划的哪一个阶段。
其次，对比现实结果跟计划的现阶段目标是否匹配。
如果实际结果优于目标，那么，任务就达标了，否则，就表明阶段性任务失败。
2.原因分析
如果任务结果达到了最终目标或者阶段性目标，那么，我们就可以总结成功经验了。
如果任务结果不达预期，那么，我们就应该分析问题是什么原因造成的。
是因为我们对困难预期不足，还是高估了自己的效率。
3.提出方案
如果确定了任务不达预期的原因，那么，我们就应该针对出现的问题给出有效的方案。
方案应当能够解决现有的问题。
如果没有遇到问题，那么，我们的方案应当是继续按照最初的方案实施。
D.汇报结果
汇报结果是指在采取了新的行动方案后，将任务的最新进展汇报给领导。
只要在汇报后有过行动，不管使用了新方案还是老方案，我们都应该重新向领导汇报。
那么，我们该怎么做呢？
首先、汇报结果有一定的选择
此时，汇报的重点是任务是否达到目标要求，是否遇到的没有解决的问题。
如果任务达标了，中途遇到的问题得到了解决，那么，这样的问题我们也可以不汇报，因为这一类问题相对而言并不是太重要。
其次，汇报结果有一定的时效性
时效性是指汇报在一定的期限内进行。
紧急任务和不紧急任务的汇报的时效是不一样的。
紧急任务
紧急任务一旦出结果了，我们应该马上找领导汇报。
如果是简单任务，可以在半个小时内汇报，汇报之前我们应该梳理清理整件事情。
而如果是复杂任务，整理细节需要较多时间，我们可以采取两步法去向领导汇报。
两步法是怎么操作呢？
首先、汇报核心结果
核心结果是指整件事中领导最关心的信息，比如最终结果、何种问题。
在汇报核心结果前，我们应该花费点时间大致梳理其中的核心要点。
我们可以跟领导说“领导，整件事比较繁琐，而且很紧迫，我先汇报最终结果，大致情况是这样的。你需要了解整件事的详情吗？如果需要了解详细情况，我再整理一份报告。”
其次、汇报详细情况
如果领导不需要了解细节，那么，就不需要第二次汇报了。
如果领导需要了解细节，那么，我们应该跟领导确定汇报的细节，包括时间、方式和内容。
方式是指第二次汇报是以书面报告还是口头汇报的形式汇报。
内容是指确认领导需要了解哪些方面的信息。
不紧急任务
如果我们要汇报的任务并不紧急，那么，我们的方法会有些不同。
简单的任务，我们可以在新方案结果产生后的当天汇报。
如果是比较复杂的任务，我们需要花费一些精力来梳理整个任务中的关键要点以及细节，最迟应当在第二天向领导汇报。
如果是非常复杂的任务，我们需要花费很多时间和精力整理任务详情，那么，我们应当在3天内汇报整件事，但是，晓闲认为，最晚第二天汇报是比较好的。
2.项目汇报
项目汇报的难度要高于任务汇报，而且更加复杂。
项目一般需要较长时间才能完成，而且，需要的资源和付出也比较多。
整体上，项目汇报与任务汇报的方法基本一致，但是，在项目的不同阶段，汇报重点会有些不一样，方法会有所不同。
项目汇报主要有3类情况，分别是中间环节汇报、遇到难题时汇报和最终结果汇报。
为了便于大家了解项目汇报的方法，对于汇报的相同步骤，晓闲会尽量简化方法说明，对于不同的步骤，晓闲会详细说明。
A.中间汇报
中间汇报是指在项目的中间阶段向领导做出的汇报。
中间阶段是指我们已经取得了很多进展，离项目最终成功已经很近，但还需要我们付出较多努力才能成功的阶段。
这一阶段的汇报重点是让领导了解项目现阶段的进度以及我们下一步的计划。
对于中间汇报环节，我们采用以下思路进行。
首先、汇报进展
汇报进展主要是告知领导我们现阶段取得了什么成果，而且，我们还应该体现现阶段成果是否达到了计划的阶段目标。
其次、说明问题
如果我们现阶段的成果没有达到预期计划的要求，那么，我们需要说明现在面临的障碍是什么，而且，要告诉领导出现这个问题的原因是什么。
如果现阶段的成果达到甚至超过了预期计划的目标，但是，我们遇到了一个非常严重的障碍，此时，我们可以说明障碍的情况，并告知领导我们解决障碍的方法。
如果我们没有遇到任何障碍，而且也顺利解决了问题，那么，我们可以不讲解遇到的问题。
再次、后续计划
后续计划主要是针对如何解决下一个阶段的问题提出的。
如果我们目前的进展没有达到我们预期计划的要求，那么，我们的后续计划还应当说明我们该如何解决现在和未来的问题。
B.遇到难题
有些情况下，我们会遇到一些自己无法解决的问题，必须要寻求领导的支持或帮助。
遇到难题时，汇报的重心就是让领导意识到我们的难题，获得领导的支持和帮助。
这种情况下，我们可以采用以下思路进行。
首先、汇报进展
这一步是告诉领导项目现在进行到哪一步了，具体方法与上面的一致。
其次、汇报问题
汇报问题是指重点突出无法解决的问题，要说明问题的具体情况。
再次、提供方案
对于需要解决的问题，我们要给出解决方案。
最后、提出要求
提出要求是指向领导寻求帮助，告诉领导自己需要何种资源支持。
C.最终结果
最终结果是指，当整个项目结果都达标而且自己的工作已经完全结束时，我们需要将整个项目的情况汇报给领导，让领导了解整体情况。
这一类汇报的重点在于体现项目执行的最终效果。
对于这类情况，我们可以采用以下思路。
首先、项目结果
在汇报项目的最终结果时，让领导了解最终结果是最重要的，我们应该向领导说明最终结果是否达到了预期目标，要与预期目标进行对比。
其次、心得总结
心得总结是指讲解过去项目执行中的一些收获。
如果项目做得非常成功，基本没有不足，那么，我们应该讲我们的成功经验。
如果项目没有达到最终预期目标，或者我们犯了很多错误，我们应该总结失败的教训。
再次、提出方案
对于成功的经验，我们应该总结成系统性的通用方法和技巧，为我们后来解决同类问题提供助力，也能帮助其他人解决同类问题。
对于失败的教训，我们需要寻找新的解决方案来帮助我们避免类似的问题的出现。
最后，晓闲会讲解一个自己的成功案例。
曾经有一次，我们公司发出去的一些货，在卸货工厂卸货时，司机发现货物冻住了，最后，货卸完时已经晚上了，我让司机拍车里面的情况的照片，司机说不好拍照，要第二天拍照。
整件事我是这么跟领导汇报的。
A.说明结论
我跟领导说：货卸完了，卸货少120公斤。
B.说明情况
我告诉领导：车里面有残留的货，现在加温卸货也没用了。
C.说明方案
我跟领导说：“为了确定卸货变少的原因，我打算让司机明天早上提供照片给我。货晚上才卸完，现在拍照拍不清楚。司机已经答应我明天早上拍照给我。”
D.汇报结果
卸完货的第二天早上，我找司机拿到了车里情况的照片，然后把照片发给领导了。
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